Connexion à l'application

Ouvrez votre navigateur (Chrome, Edge, Safari...) et saisissez l'adresse de l'application. Sur l'écran de connexion, cliquez sur votre prénom et nom dans la liste des profils affichés à droite. Votre nom apparaît alors dans le panneau de gauche. Tapez votre code PIN à 4 chiffres dans le champ "Code d'accès", puis cliquez sur Se connecter. Si le message "Code incorrect" apparaît, vérifiez que vous avez bien cliqué sur votre propre profil avant de saisir le PIN.

Créer une nouvelle affaire

Une fois connectée, vous êtes sur la page Dossiers Actifs. En haut à droite de l'écran, cliquez sur le bouton + Nouveau dossier. Une fiche de création s'ouvre. Remplissez les champs suivants : Nom du client (obligatoire), Libellé de l'affaire (description courte, ex : "Enseigne façade Nord"), Montant HT du devis, Date de livraison souhaitée et Niveau d'urgence si la commande est urgente. Cliquez sur Enregistrer en bas. L'affaire apparaît maintenant dans la liste avec un numéro automatique.

Importer un devis XML depuis EBP (optionnel, gain de temps)

Si vous avez déjà créé le devis dans EBP, vous pouvez importer les informations directement sans les retaper. Dans EBP, exportez le devis en format XML. Revenez sur l'application et cliquez sur le bouton Importer XML en haut. Une fenêtre s'ouvre : faites glisser votre fichier XML depuis votre dossier jusqu'à la zone grise, ou cliquez dessus pour choisir le fichier. Les champs client, libellé, montant et articles sont remplis automatiquement. Vérifiez les données avant d'enregistrer, notamment le nom du client et les montants.

Vérifier et compléter la fiche

Cliquez sur l'affaire dans la liste pour l'ouvrir. Parcourez les différents onglets en haut de la fiche : Informations (données générales), Notes (espace libre pour laisser des instructions à BET Dessin), Statut client (indiquez si le devis est signé ou non). Si quelque chose est incorrect, cliquez sur Modifier, corrigez et Enregistrer. Assurez-vous que la date souhaitée est bien renseignée — BET Production l'utilise pour planifier.

Envoyer l'affaire vers BET Dessin

Depuis la fiche de l'affaire ouverte, cliquez sur l'onglet Workflow (ou "Étapes"). Vous verrez le bouton Envoyer vers BET Dessin. Cliquez dessus. Une fenêtre de confirmation s'affiche — cliquez Confirmer. L'affaire change de couleur dans la liste pour indiquer qu'elle est maintenant chez BET Dessin. Une notification Telegram est envoyée automatiquement à l'équipe Dessin avec le nom du client et le libellé. Vous ne pouvez plus modifier les données de l'affaire, mais vous pouvez toujours la consulter et ajouter des notes ou relances.

Suivre l'avancement depuis le Tableau Administration

Dans le menu à gauche, cliquez sur Tableau Administration. Vous y voyez en temps réel : les affaires encore en attente dans votre service, et l'état de toutes les affaires en cours dans chaque service (BET Dessin, BET Production, Terrain). Pour voir le détail d'une affaire, cliquez simplement dessus.

Ajouter une relance client

Ouvrez l'affaire concernée. Allez dans l'onglet Relances. Cliquez sur + Ajouter une relance. Choisissez le type (téléphone, email, courrier), notez la date de contact et ce qui a été dit ou décidé. Ces informations sont visibles par tous les services. Cela permet de garder un historique complet des échanges et d'éviter les doublons d'appels.

Être informé d'une nouvelle affaire

Quand l'Administration envoie une affaire à BET Dessin, vous recevez automatiquement un message sur Telegram avec le nom du client et le libellé de l'affaire. Si vous n'avez pas Telegram configuré, connectez-vous à l'application : le Tableau Dessin (menu à gauche) affiche toutes les affaires qui vous sont affectées avec leur état.

Ouvrir l'affaire et lire les consignes

Dans le Tableau Dessin ou dans Dossiers Actifs, cliquez sur le nom de l'affaire pour l'ouvrir. Lisez attentivement : l'onglet Informations (client, libellé, montant, date souhaitée), l'onglet Notes (instructions laissées par l'Administration). Si quelque chose n'est pas clair ou s'il manque des informations, utilisez le Chat Équipe (menu à gauche) pour contacter l'Administration.

Réaliser les plans et/ou la signalétique

Travaillez vos fichiers normalement dans votre logiciel habituel (Illustrator, AutoCAD, CorelDraw...). Une fois les fichiers prêts pour validation client, revenez sur l'application. Ouvrez l'affaire et allez dans l'onglet BAT. C'est ici que vous allez déposer les fichiers et enregistrer la validation.

Renseigner et valider le BAT

Dans l'onglet BAT, vous voyez plusieurs zones selon les types d'éléments (Plans, Signalétique, Matériel). Pour chaque élément concerné : 1) Saisissez le numéro de BAT dans le champ prévu (ex : BAT-001, BAT-002...). 2) Cliquez sur le bouton pour joindre le fichier correspondant (glissez-déposez le fichier ou cliquez pour le chercher sur votre ordinateur). 3) Cliquez sur Valider le BAT. Si le client demande des modifications, recommencez avec un nouveau numéro (BAT-002) et le fichier corrigé — les versions précédentes sont conservées dans l'historique.

Envoyer vers BET Production

Quand le client a signé/approuvé le BAT, ouvrez l'affaire et allez dans l'onglet Workflow. Cliquez sur Envoyer vers BET Production. Confirmez. L'affaire part en production, l'équipe BET Production reçoit une notification Telegram. Vous gardez un accès en lecture seule à l'affaire.

Être informé d'une nouvelle affaire

Quand BET Dessin vous envoie une affaire, vous recevez un message Telegram. Connectez-vous à l'application — vous arrivez directement sur la vue Production (calendrier). Les nouvelles affaires à planifier apparaissent dans la liste sur la gauche du calendrier. Vous pouvez aussi consulter l'onglet Fiches Production (menu à gauche) pour voir les affaires en attente.

Consulter les fichiers et les consignes

Cliquez sur l'affaire pour l'ouvrir. Dans l'onglet BAT, vous trouvez les fichiers validés par BET Dessin (plans, visuels de signalétique...). Téléchargez-les pour les imprimer ou les consulter. Lisez aussi les onglets Notes et Informations pour prendre connaissance des spécificités de la commande (dimensions particulières, matériaux, délai).

Importer la fiche de production XML depuis EBP

Dans l'application, ouvrez l'affaire et allez dans l'onglet Fiche de prod. Ouvrez votre logiciel EBP et exportez le bon de commande correspondant en format XML. Revenez sur l'application : faites glisser le fichier XML depuis votre dossier vers la zone grise intitulée "Déposer le fichier XML ici", ou cliquez sur cette zone pour choisir le fichier. Les articles, références et quantités s'affichent automatiquement dans un tableau. Vérifiez que les quantités correspondent bien au devis. En cas d'écart, contactez l'Administration via le Chat Équipe.

Planifier l'affaire sur le calendrier de production

Dans la vue Production (menu à gauche), vous voyez le calendrier du mois en cours. Sur la gauche, la liste des affaires à planifier. Pour planifier : cliquez et faites glisser le nom de l'affaire depuis la liste vers la case du jour choisi sur le calendrier. L'affaire s'affiche sur ce jour. Si vous devez décaler la date, refaites un glisser-déposer vers le nouveau jour. Vous pouvez voir plusieurs affaires sur le même jour — elles s'empilent dans la case.

Suivre la fabrication en cochant les tâches

Ouvrez l'affaire et allez dans l'onglet Tâches. Vous trouvez la liste des étapes de fabrication. Cochez chaque case au fur et à mesure que l'étape est terminée. Ces informations sont visibles en temps réel par tous les services — l'Administration et la Direction peuvent voir où en est la fabrication sans avoir à vous appeler. Si une étape pose problème, ajoutez une note dans l'onglet Notes.

Signaler une machine hors service (panne ou maintenance)

En cas de panne ou maintenance d'une machine, allez dans la vue Production. Dans le panneau à droite du calendrier, cliquez sur le bouton rouge Signaler une indisponibilité. Sélectionnez la machine concernée parmi les 4 disponibles : Graveur Laser, Zund, Mimaki (impression à plat) ou Roland (mezzanine). Choisissez le motif dans la liste (panne, maintenance, autre). Indiquez si la panne commence maintenant (cochez "Maintenant") ou à une heure précise. Précisez si la durée est indéterminée. Cliquez Enregistrer. Un message d'alerte est envoyé automatiquement sur tous les groupes Telegram de l'entreprise (Administration, Dessin, Commercial, Direction, Terrain). Quand la machine est de nouveau opérationnelle, cliquez sur le bouton vert Marquer comme opérationnelle sur la fiche de la machine — un message de confirmation est envoyé automatiquement.

Marquer la commande comme prête

Quand toute la fabrication est terminée et la commande prête à être récupérée, ouvrez l'affaire et allez dans l'onglet Workflow. Cliquez sur Commande prête, puis confirmez. L'affaire est marquée avec un bandeau vert "PRÊTE" dans toute l'application. L'équipe Terrain reçoit une notification Telegram pour venir récupérer la commande. Votre travail sur cette affaire est terminé.

Connexion et vue d'ensemble

Connectez-vous à l'application. Vous arrivez automatiquement sur le Tableau Commercial. Cette page est votre tableau de bord : vous y voyez en un coup d'œil l'état de toutes les affaires en cours, les retards, les affaires récemment terminées, et un graphique de la production sur les 12 derniers mois. En haut, trois boutons permettent de filtrer : Tous, Frédéric PEREZ ou Sébastien VIRARD — pour voir uniquement les affaires d'un commercial.

Consulter le détail d'une affaire

Cliquez sur n'importe quelle affaire pour l'ouvrir. Vous accédez à tous les détails : informations client, état d'avancement, service actuel, fichiers BAT joints, historique des actions avec les dates. Vous êtes en mode consultation : vous pouvez tout voir mais pas modifier les données techniques — c'est le rôle des équipes. Vous pouvez en revanche ajouter des notes et des relances.

Enregistrer une relance ou un contact client

Ouvrez l'affaire concernée. Allez dans l'onglet Relances. Cliquez sur + Ajouter une relance. Remplissez : type de contact (téléphone, email, courrier, réunion), date du contact, et ce qui a été dit, décidé ou demandé. Ces informations sont visibles par toute l'équipe. Cela évite les doubles appels et permet à l'Administration de savoir ce qui a été communiqué au client.

Consulter les statistiques de l'activité

Dans le menu à gauche, cliquez sur Statistiques. Vous accédez aux graphiques complets : nombre d'affaires créées par mois, chiffre d'affaires, répartition par service, affaires en retard, taux de clôture. Ces données sont calculées en temps réel sur toutes les affaires enregistrées.

Clôturer une affaire terminée

Quand une affaire est entièrement terminée (livrée, installée et facturée), il faut la clôturer pour la sortir des Dossiers Actifs. Ouvrez l'affaire et allez dans l'onglet Workflow. Cliquez sur Clôturer l'affaire, confirmez. L'affaire disparaît de la vue principale et se retrouve dans Affaires Clôturées (menu à gauche). Elle reste consultable à tout moment pour référence ou litige.